Identidad: Clínicas LSCU
NIF/CIF: B26785725
Domicilio: Calle Barcelona, 27 - Piso 6, 1ª, 17002 Girona (Girona)
Correo de protección de datos: rgpd@podopilot.com
Sitio web: podopilot.com
Delegado de Protección de Datos (DPO): no se designa DPO, al no ser obligatoria su designación conforme al art. 37 RGPD; la función de protección de datos la asume directamente el responsable del tratamiento. Para cualquier cuestión de protección de datos puedes escribir a rgpd@podopilot.com.
PodoPilot es una plataforma multi-tenant: cada clínica cliente que usa PodoPilot es responsable independiente del tratamiento de los datos de sus propios pacientes, y Clínicas LSCU actúa como encargado del tratamiento de todas ellas (art. 28 RGPD). El uso principal de la plataforma es del personal de cada clínica; el paciente interactúa con PodoPilot de forma limitada, principalmente para recibir y firmar enlaces de consentimiento.
Usuarios de la web: los datos que nos facilites a través de formularios de contacto o registro (como nombre, correo electrónico y teléfono).
Profesionales clientes: datos de la cuenta y de facturación necesarios para prestar el servicio (identidad, datos de contacto, datos fiscales).
Datos de pacientes (categorías especiales — datos de salud, art. 9 RGPD): datos identificativos y de contacto, datos de salud (historia clínica, antecedentes y notas clínicas estructuradas), imágenes de pies y heridas, grabaciones de audio de la consulta, y documentos generados (facturas, presupuestos y consentimientos firmados). En relación con estos datos, el cliente (la clínica o profesional que usa PodoPilot) es el responsable del tratamiento y Clínicas LSCU actúa como encargado del tratamiento, tratándolos únicamente conforme a sus instrucciones documentadas, con el fin exclusivo de prestar el servicio técnico de la plataforma. Esta relación se rige por el Contrato de encargo de tratamiento, que cada clínica acepta al darse de alta.
Usuarios de la aplicación (propietarios y personal de cada clínica): respecto de estos datos Clínicas LSCU es responsable del tratamiento. Tratamos: los datos de tu cuenta (nombre, correo electrónico, contraseña cifrada, idioma y rol); qué versión de cada documento legal aceptaste, en qué fecha y desde qué dirección IP y navegador; tus inicios y cierres de sesión, con fecha, dirección IP y navegador; y, si entras con Google, los datos que recibimos de Google.
Inicio de sesión con Google: si creas la cuenta o entras con Google, recibimos de Google tu nombre, tu correo electrónico, tu foto de perfil y un identificador de tu cuenta. No recibimos tu contraseña ni acceso a tu correo, contactos o archivos. Google trata tus datos como responsable propio según su política de privacidad. Puedes retirar el acceso desde tu cuenta de Google.
Registro de actividad sobre datos clínicos: la aplicación registra qué datos clínicos consulta, crea, modifica, firma o exporta cada profesional. Este registro se trata por cuenta de la clínica, que es la responsable de la historia clínica; Clínicas LSCU actúa como encargado del tratamiento y se rige por el Contrato de encargo de tratamiento.
Datos profesionales (título, número de colegiado, firma y foto): los usa la clínica en sus documentos (informes, notas, consentimientos) y, si el profesional lo autoriza, en su portal de reservas.
Pacientes menores de edad o que no pueden prestar el consentimiento por sí mismos: en estos casos firma un representante o persona autorizada, y la plataforma registra su nombre, DNI y la relación con el paciente. Este mecanismo ya está implementado.
Qué datos recibimos: si creas la cuenta o entras con Google, usamos únicamente los permisos básicos de Google Sign-In (openid, email y profile). Con ellos recibimos tu nombre, tu dirección de correo electrónico, la dirección (URL) de tu foto de perfil y el identificador de tu cuenta de Google. No pedimos acceso a Gmail, Drive, Contactos, Calendar ni a ningún otro servicio de Google.
Para qué los usamos: exclusivamente para crear tu cuenta, identificarte al iniciar sesión, mostrar tu nombre en la aplicación y enviarte al correo de la cuenta los avisos necesarios del servicio. La foto de perfil de Google no se usa ni se muestra en la aplicación: la foto que aparece en PodoPilot es la que cada usuario sube por su cuenta. No usamos estos datos para publicidad, no los vendemos y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
Dónde se guardan: en nuestra base de datos de Supabase (Frankfurt, Unión Europea), cifrados en tránsito y en reposo, mientras tu cuenta esté activa.
Con quién se comparten: con nadie, salvo con los encargados del tratamiento indicados en la sección 8, en la medida necesaria para prestar el servicio, o cuando lo exija una obligación legal.
Cómo se borran: no hay borrado automático. Si tu cuenta se da de baja, queda bloqueada y estos datos se conservan bloqueados durante los plazos de la sección 7. Puedes pedir su supresión escribiendo a rgpd@podopilot.com. Además, puedes revocar en cualquier momento el acceso de PodoPilot a tu cuenta de Google desde https://myaccount.google.com/permissions.
Declaración de uso limitado: PodoPilot's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements.
Traducción: el uso que PodoPilot hace de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use).
Tratamos los datos para: (a) prestar y gestionar el servicio de PodoPilot a las clínicas y profesionales clientes; (b) atender tus consultas y solicitudes a través del sitio web; (c) gestionar la relación contractual y la facturación; (d) enviarte comunicaciones operativas relacionadas con el servicio (avisos técnicos, cambios contractuales, recordatorios de consentimiento); (e) gestionar tu cuenta y tu acceso a la aplicación y dejar constancia de los documentos legales que aceptas; y (f) proteger las cuentas mediante el registro de inicios y cierres de sesión. Por cuenta de cada clínica, y como encargado, la plataforma además identifica al profesional en los documentos que firma, muestra su nombre, título y foto en el portal de reservas si lo autoriza, y registra la actividad sobre datos clínicos. Está previsto que en el futuro se activen además comunicaciones comerciales o de marketing directo. Cuando esto ocurra, solicitaremos tu consentimiento previo, expreso y específico (opt-in, nunca premarcado por defecto), que podrás revocar en cualquier momento, conforme al art. 21 LSSI-CE y al art. 6.1.a RGPD.
La base jurídica depende de cada tratamiento y finalidad:
El paciente presta su consentimiento (incluido el necesario para grabar el audio de la consulta) por tres vías posibles: en una pantalla dentro de la propia clínica, mediante un código QR que escanea desde su móvil estando en la clínica, o por correo electrónico a distancia.
La grabación de audio de la consulta requiere un consentimiento explícito, previo y firmado: la plataforma bloquea técnicamente el inicio de la grabación si el paciente no lo ha firmado, salvo que la propia clínica haya configurado ese consentimiento como no obligatorio.
Historia clínica: se conserva mientras el paciente esté activo en la clínica, con un mínimo legal de 5 años desde el último acto asistencial (art. 17 Ley 41/2002). El paciente puede solicitar a su clínica la anonimización o supresión de sus datos, que la propia clínica gestiona como responsable del tratamiento.
Grabaciones de audio de la consulta: se borran automáticamente a las 48 horas de realizarse.
Facturas y presupuestos: se conservan de forma indefinida, un plazo que supera el mínimo legal de 6 años exigido por el art. 30 del Código de Comercio.
Contactos o leads que no llegan a convertirse en paciente: está previsto un borrado automático a los 30 días sin vincularse a un paciente. Esta funcionalidad está en desarrollo y todavía no está activa.
Cuenta de usuario de la aplicación: mientras la cuenta esté activa. Después se conserva bloqueada durante los plazos de prescripción legalmente aplicables.
Registro de inicios y cierres de sesión, y registro de actividad sobre datos clínicos (este último por cuenta de la clínica): 36 meses.
Aceptaciones de documentos legales: mientras dure la relación y, después, durante los plazos de prescripción legalmente aplicables.
Con carácter general no cedemos datos a terceros, salvo obligación legal. Para prestar el servicio utilizamos los siguientes proveedores tecnológicos, que actúan como encargados de tratamiento y acceden a los datos estrictamente para prestar su servicio:
| Proveedor | Función | Sede | Contrato de encargo (DPA) |
|---|---|---|---|
| Supabase | Base de datos, autenticación y almacenamiento de imágenes clínicas. | Frankfurt, eu-central-1 (UE) | Vigente automáticamente, incluido en el acuerdo de servicio. |
| OVHcloud | VPS y hosting del ERP y de la landing. | Gravelines (GRA), Francia (UE) | Solicitado, pendiente de respuesta del proveedor. |
| Azure OpenAI (Microsoft) | Transcripción del audio de la consulta y funciones de IA: borradores de notas e informes, resúmenes previos a la visita, lectura de documentos e imágenes, sugerencias de facturación y asistente. | Sweden Central (UE) | Vigente automáticamente, incluido en el contrato de Azure. |
| Resend | Envío de correos electrónicos transaccionales. | Irlanda (UE), eu-west-1 | Vigente automáticamente. |
| Google (inicio de sesión) | Proveedor de identidad, solo para quien crea la cuenta o entra con Google. Recibimos nombre, correo electrónico y foto de perfil. | — | No aplica: Google actúa como responsable propio, no como encargado. |
| Meta (WhatsApp Business API) Entidad contratante |
Automatizaciones de WhatsApp: envío y recepción de mensajes con el paciente. Solo trata datos de las clínicas que contraten este complemento. | Ubicación del tratamiento | Garantías de transferencia (Capítulo V RGPD) |
| Telnyx Entidad contratante |
Llamadas telefónicas con IA. Solo trata datos de las clínicas que contraten este complemento. | Ubicación del tratamiento | Garantías de transferencia (Capítulo V RGPD) |
Los proveedores que tratan datos de pacientes (Supabase, OVHcloud, Azure OpenAI y Resend) alojan los datos en el Espacio Económico Europeo (EEE). Google, como proveedor de inicio de sesión, solo recibe los datos de identidad de quien elige entrar con Google; puede tratarlos fuera del EEE, amparado en el Data Privacy Framework UE–EE. UU. y en cláusulas contractuales tipo. WhatsApp no está operativo; antes de activarlo se informará de su ubicación y garantías.
Aparte de los proveedores anteriores, Clínicas LSCU usa Google Workspace para su correo corporativo (por ejemplo, los mensajes que nos envías a rgpd@podopilot.com); no trata datos de pacientes de PodoPilot. El plan contratado no incluye control de región de datos configurable, por lo que pueden producirse transferencias internacionales de los datos de correo corporativo. Estas transferencias se amparan en las garantías estándar de Google (Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea y certificación bajo el EU-US Data Privacy Framework).
Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a rgpd@podopilot.com, indicando el derecho que deseas ejercer y acompañando copia de un documento que acredite tu identidad. Responderemos en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud (art. 12.3 RGPD). Si eres paciente de una clínica que usa PodoPilot, te recomendamos dirigir la solicitud directamente a tu clínica (responsable del tratamiento de tus datos de salud); si la recibimos nosotros, la trasladaremos a la clínica correspondiente. Está previsto incorporar en el futuro un mecanismo self-service para que puedas ejercer estos derechos directamente desde la plataforma; a día de hoy la gestión es manual. Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).
Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos, entre ellas: cifrado de la información en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256), por defecto en Supabase; control de acceso basado en roles (propietario, administrador, doctor, personal, superadministrador) además del aislamiento por organización; copias de seguridad diarias con recuperación a un punto en el tiempo (Point-in-Time Recovery, plan Supabase Pro); y autenticación de doble factor (2FA), disponible de forma opcional para el personal de cada clínica.
Ante un incidente de seguridad, el responsable evalúa en un plazo máximo de 24 horas si existe riesgo para los derechos y libertades de los pacientes afectados. Si se confirma ese riesgo, se notifica a la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo máximo de 72 horas desde que se tuvo constancia del incidente, y a los pacientes afectados sin dilación indebida cuando el riesgo sea alto (arts. 33 y 34 RGPD). Se mantiene un registro interno de todos los incidentes de seguridad, incluidos los que no requieren notificación. Existe un registro de accesos (registro de auditoría) en funcionamiento, que se conserva 36 meses. Su cobertura es parcial a día de hoy.