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Condiciones del servicio

1. Quién presta el servicio

PodoPilot es un servicio de Clínicas LSCU, NIF B26785725, con domicilio en Calle Barcelona, 27 - Piso 6, 1ª, 17002 Girona (en adelante, «PodoPilot» o «nosotros»). Contacto: rgpd@podopilot.com. Soporte: soporte@podopilot.com. Añadir datos registrales, como en el Aviso legal.

2. Qué regulan estas condiciones

Estas condiciones regulan el uso de la aplicación PodoPilot (app.podopilot.com): un programa de gestión para clínicas de podología que incluye agenda, historia clínica, mensajería con pacientes, consentimientos, facturación y funciones de asistencia con inteligencia artificial (en adelante, el «Servicio»).

Junto con estas condiciones se aplican la Política de Privacidad y el Contrato de encargo de tratamiento. Si hay contradicción en materia de datos personales de pacientes, prevalece el Contrato de encargo.

3. A quién va dirigido

El Servicio está dirigido exclusivamente a profesionales y clínicas que lo usan en su actividad profesional. No está dirigido a consumidores. Quien registra una clínica declara que actúa en el marco de su actividad profesional y que tiene capacidad para obligar a la clínica.

En estas condiciones, la «Clínica» es la organización dada de alta en PodoPilot, y los «Usuarios» son las personas con cuenta dentro de ella (propietario, administradores, profesionales sanitarios y resto del personal).

4. Registro y cuenta

• Alta de clínica. La persona que registra la Clínica queda como propietaria. Debe verificar su correo electrónico y aceptar estas condiciones, la Política de Privacidad y el Contrato de encargo de tratamiento. Hasta entonces no se crea la Clínica ni se puede guardar ningún dato.
• Alta de personal. El resto de Usuarios solo puede entrar por invitación de un propietario o administrador de la Clínica. La invitación caduca a los 7 días. Cada Usuario acepta estas condiciones, la Política de Privacidad y un compromiso de confidencialidad.
• Inicio de sesión con Google. Se puede crear la cuenta e iniciar sesión con una cuenta de Google. En ese caso recibimos de Google el nombre, el correo electrónico y la foto de perfil; no recibimos la contraseña ni acceso a otros datos de la cuenta de Google.
• Datos veraces. Los datos de la cuenta deben ser reales y mantenerse actualizados, en particular el título profesional y el número de colegiado, que aparecen en los informes y documentos firmados.
• Credenciales. Cada cuenta es personal e intransferible. El Usuario debe custodiar su contraseña, no compartirla y avisarnos sin demora si sospecha de un acceso no autorizado.
• Registro de aceptaciones. Guardamos qué versión de cada documento se aceptó, quién la aceptó, cuándo y, si se conoce, desde qué dirección IP y navegador, como prueba de la aceptación.

5. Responsabilidad de la Clínica sobre sus Usuarios

La Clínica decide quién tiene acceso y con qué rol, y responde del uso que sus Usuarios hagan del Servicio. Debe retirar el acceso a quien deje de trabajar en ella. El propietario puede nombrar administradores; solo el propietario puede invitar a otros administradores.

6. Plan, precio y pago

• Planes. PodoPilot se ofrece en dos planes: Basic (un usuario) y Pro (hasta cinco usuarios). El contenido de cada plan es el publicado en podopilot.com. El alta crea la Clínica en el plan Basic. Por ahora, el plan Pro se contrata contactando con nosotros.
• Precio. El precio es mensual por Clínica, no por usuario, con IVA incluido: Basic, 50 euros al mes; Pro, 100 euros al mes.
• Promoción de lanzamiento. Mientras esté vigente, se aplica un 30 % de descuento durante los primeros 12 meses desde cada contratación (Basic, 35 euros al mes; Pro, 70 euros al mes) y después el precio vuelve al indicado arriba. Si la Clínica cancela y vuelve a contratar, la promoción puede volver a aplicarse mientras siga vigente. PodoPilot puede modificar o retirar la promoción para nuevas contrataciones, sin afectar a los meses ya contratados.
• Periodo de prueba. Hay 7 días de prueba gratuita. Se pide una tarjeta para empezarla. Si la Clínica cancela durante la prueba, no se le cobra nada; si no cancela, al terminar se cobra el primer mes.
• Forma de pago y renovación. El pago se hace con tarjeta a través de Stripe. La suscripción se renueva automáticamente cada mes hasta que la Clínica la cancele. Al contratar se piden los datos fiscales de la Clínica (razón social, NIF o CIF y dirección) y las facturas se emiten a su nombre; están disponibles en la pestaña Suscripción de la aplicación y se envían también por correo.
• Impago. Si un cobro falla, avisaremos a la Clínica. Si pasados 14 días desde el primer fallo sigue sin pagarse, la cuenta pasa a solo lectura: se puede entrar y descargar los datos, pero no introducir información nueva. Al regularizar el pago, la cuenta se reactiva.
• Cambios de precio. Avisaremos con 30 días de antelación de cualquier cambio de precio. Si la Clínica no está de acuerdo, puede darse de baja antes de que entre en vigor.
• Complementos. Las llamadas telefónicas con inteligencia artificial y las automatizaciones de WhatsApp no están incluidas en ningún plan; se contratan aparte, con el precio acordado con la Clínica.

7. Uso permitido

El Usuario se compromete a usar el Servicio conforme a la ley y a estas condiciones. En particular, no está permitido:

• usar el Servicio para fines distintos de la gestión de una clínica o consulta sanitaria;
• introducir datos de pacientes sin tener una base legal para tratarlos;
• compartir cuentas, ceder el acceso a terceros o revender el Servicio;
• intentar acceder a datos de otras clínicas, eludir las medidas de seguridad o sobrecargar el sistema de forma deliberada;
• copiar, descompilar o extraer de forma masiva el programa o su contenido, salvo lo que la ley permita.

Podemos suspender una cuenta si detectamos un uso que ponga en riesgo la seguridad del Servicio o de los datos de otras clínicas. Avisaremos a la Clínica y, salvo urgencia, antes de suspender.

8. Funciones de inteligencia artificial

El Servicio incluye funciones que usan inteligencia artificial: transcripción del audio de la consulta, borradores de notas e informes clínicos, resúmenes previos a la visita, lectura de documentos e imágenes, sugerencias de facturación y un asistente.

• Son una ayuda, no una decisión. Los resultados pueden contener errores u omisiones. El profesional sanitario debe revisarlos y es el único responsable de lo que firma y de sus decisiones clínicas.
• No sustituyen el criterio profesional ni constituyen diagnóstico o prescripción. El asesor debe confirmar la calificación del Servicio frente a la normativa de productos sanitarios (Reglamento UE 2017/745) y al Reglamento de IA (UE 2024/1689), y si hace falta alguna mención adicional.
• Grabación de la consulta. Corresponde a la Clínica informar al paciente y recabar su consentimiento antes de grabar. El audio se borra automáticamente a las 48 horas.
• Los datos no se usan para entrenar modelos. Confirmar con el contrato de Azure OpenAI vigente.

9. Datos personales

Respecto de los datos de sus pacientes, la Clínica es la responsable del tratamiento y PodoPilot actúa como encargado, en los términos del Contrato de encargo de tratamiento. Respecto de los datos de las cuentas de los Usuarios (nombre, correo, foto, título, número de colegiado, registros de acceso), PodoPilot actúa como responsable, según la Política de Privacidad.

Los datos que la Clínica introduce en el Servicio son de la Clínica. PodoPilot no adquiere ningún derecho sobre ellos más allá de lo necesario para prestar el Servicio.

10. Propiedad intelectual

El programa, su diseño, sus textos y la marca PodoPilot pertenecen a Clínicas LSCU o a sus licenciantes. La Clínica recibe un derecho de uso no exclusivo e intransferible mientras dure el contrato, limitado a su actividad propia.

11. Disponibilidad, mantenimiento y soporte

Trabajamos para que el Servicio esté disponible de forma continuada, pero no garantizamos un funcionamiento ininterrumpido. Puede haber interrupciones por mantenimiento, que procuraremos anunciar y programar fuera del horario de consulta, o por causas ajenas a nosotros. Hacemos copias de seguridad diarias.

No ofrecemos un compromiso concreto de disponibilidad. El soporte se presta por correo electrónico (soporte@podopilot.com) y desde la propia aplicación (horario de atención).

12. Responsabilidad

PodoPilot responde de los daños causados por su dolo o negligencia grave. En los demás casos, y hasta donde la ley lo permita, su responsabilidad total frente a la Clínica se limita a lo pagado por la Clínica en los 12 meses anteriores a la reclamación, y no cubre el lucro cesante ni los daños indirectos.

PodoPilot no responde de las decisiones clínicas tomadas por los profesionales, del contenido que la Clínica introduce, ni del incumplimiento por la Clínica de sus propias obligaciones legales (sanitarias, fiscales o de protección de datos). Esta cláusula no limita la responsabilidad que corresponda a cada parte frente a los interesados conforme al art. 82 RGPD.

13. Duración y baja

El contrato empieza cuando la Clínica completa el registro y dura mientras mantenga su cuenta.

• Baja por la Clínica. La Clínica puede darse de baja en cualquier momento desde la pestaña Suscripción de la aplicación. La baja surte efecto al final del mes ya pagado; no hay reembolso proporcional. Cancelar durante la prueba gratuita no genera ningún cobro. Solo se reembolsan los cobros erróneos o duplicados.
• Resolución por PodoPilot. PodoPilot puede resolver el contrato por incumplimiento grave de estas condiciones, con aviso previo salvo urgencia por seguridad, o por impago, según el apartado 6.
• Descarga de datos. La Clínica puede descargar todos sus datos en un formato de uso común en cualquier momento, sin necesidad de darse de baja.
• Datos tras la baja. Tras la baja, mantenemos los datos durante 30 días desde que termina el último mes pagado y avisamos a la Clínica por correo electrónico tres veces (al darse de baja, a mitad del plazo y unos días antes del borrado), con el enlace a la descarga. Pasado ese plazo, suprimimos los datos y sus copias, conforme al Contrato de encargo de tratamiento. La conservación legal de la historia clínica corresponde a la Clínica, que debe descargar una copia antes del borrado.
• Impago. En caso de impago, la cuenta queda en solo lectura: la Clínica puede entrar y descargar sus datos, pero no introducir información nueva. No suprimimos ningún dato por ese motivo.

14. Cambios en estas condiciones

Cada versión de este documento lleva un número y una fecha. Si cambiamos las condiciones, publicaremos la nueva versión y avisaremos a la Clínica con una antelación de 30 días. Los cambios relevantes requieren una nueva aceptación dentro de la aplicación. Si la Clínica no está de acuerdo, puede darse de baja antes de que el cambio entre en vigor.

15. Ley aplicable y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por la ley española. Para cualquier conflicto, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Girona, salvo que una norma imperativa disponga otra cosa.